Sabemos de facto como liderar equipas em teletrabalho? Como liderá-las remotamente e em situação de crise?
As medidas adotadas para diminuir a taxa de contágio do coronavírus forçaram muitas empresas a fechar temporariamente seus escritórios.
E também a que seus funcionários possam continuar desenvolver o seu trabalho com segurança e com a máxima normalidade possível através do teletrabalho.
É hora de liderar à distância. É hora de liderar num ambiente no qual as reuniões presenciais são substituídas por reuniões em videoconferência, mesmo a nível nacional.
Antes de fazer alterações na dinâmica do trabalho, é necessário observar se a presença física é crítica, para o desenvolvimento das funções do funcionário
Embora algumas empresas já tivessem esta dinâmica implementada há muito, oferecendo aos trabalhadores a opção de transformar em sua casa um espaço destinado a local de trabalho, designado pelos especialistas, smat-working. No entanto, ainda é uma novidade inesperada para muitos gestores de equipas. Por isso, damos-lhe algumas formas de o encarar com êxito.
O teletrabalho é uma opção viável e fácil de implementar para algumas empresas, e para a maioria dos funcionários, mas nem todas as funções são suscetíveis de serem realizadas remotamente.
Sílvia Forés, diretora de RH da Baker McKenzie Barcelona, insiste num aspeto essencial a ser levado em consideração antes de fazer alterações na dinâmica do trabalho, observar se a presença física é fundamental para o desenvolvimento das funções dos funcionários e, se assim não é, valorizar a necessidade de supervisionar o trabalhador.
Uma vez tomada a decisão, chega a hora de coordenar. É aqui que a capacidade da figura do gestor assume especial importância. Não apenas para liderar projetos à distância, mas também equipas.
Esta alteração ajustar-se-á necessariamente à comunicação com a equipa, à forma de compartilhar arquivos, gerir as ocorrências, entre outros.
Demonstre confiança na sua equipa
É fácil cair no erro de vigilância contínua da equipa, em vez de confiar nela e na responsabilidade individual de cada um dos membros.
É por isso que é importante trabalhar na confiabilidade da equipa quando estão em trabalho remoto. Deixe que a sua equipa sinta que você confia neles.
Para monitorar o progresso das tarefas e o desempenho dos membros da equipa, é importante utilizar ferramentas de consulta que podem ser consultados por todos.
Uma estratégia bastante eficaz é dividir tarefas como se fossem projetos. Nomear uma pessoa encarregada da tarefa e distinguir seus objetivos, quantificando sempre, quem, quando e como a realiza.
Outra maneira de saber o peso do trabalho e a dificuldade de cada tarefa é pedir à equipa que conte o tempo que demora na sua concretização.
Para implementar esse método de supervisão, deve-se esclarecer que seu objetivo é garantir uma distribuição equitativa da carga de trabalho e a otimização do tempo sem valor agregado.
Ao liderar equipas remotamente, deve concentrar as tarefas e o tempo de desempenho em cada uma. É uma boa oportunidade para criar dinâmicas de trabalho positivas entre a equipa, recompensando a qualidade das tarefas e a eficiência, contrapondo as horas trabalhadas a mais, ao longo do dia.
Distância significa esquecimento? Não. Contando que disponibilize ferramentas de ligação e comunicação para todos, facilita a solução de problemas e diminui os tempos de resposta.
Se falarmos de equipas comerciais, é indispensável disponibilizar ferramentas para chamadas à distância e videochamadas, quer para manter a comunicação com a equipa, para poderem acompanhar seus clientes.
Para criar confiança como equipa desde o primeiro momento, é necessário unificar e acordar consensualmente um horário de trabalho (entrada e saída) estabelecendo intervalos.
Se é a primeira vez que a equipa trabalha neste formato, não assuma nenhuma informação, é claro. É a oportunidade para lhes enviar as informações necessárias: desde conselhos posturais até como organizar os espaços de trabalho.
Se a equipa está acostumada a trabalhar no escritório, você pode se sentir um pouco sobrecarregado com a nova dinâmica. Uma opção é coordenar mensagens positivas com o departamento de Recursos Humanos para que os ânimos não caiam durante o período de teletrabalho.
É uma boa oportunidade para lembrar a todos os trabalhadores hábitos de vida saudáveis que podem ser feitos em casa: ler, praticar exercícios respiratórios, alimentação saudável, consumo responsável das redes sociais…
Embora possa ser tentador, você não precisa sobrecarregar a equipa com muitas ferramentas novas. Ao selecionar aquelas que são essenciais para garantir a comunicação e a continuidade do trabalho normalmente, será mais do que suficiente.
Todos nós geramos novas informações dia-a-dia. Para evitar a perda de informação e contribuir para a transferência e o conhecimento entre os membros da equipa, é aconselhável trabalhar na nuvem. Como a grande maioria dos usuários tem uma conta do Gmail, trabalhar no Google Drive pode ser a melhor solução. No entanto, existem muitos outros serviços em nuvem: Sage, Microsoft Teams, SAP, entre outras.
Trabalhar por email é bom, mas, com o teletrabalho da equipa, pode ser necessária uma comunicação mais rápida, em determinados momentos. Existem algumas soluções, como Lync, Hagouts ou Skype, que permitem a troca rápida de comunicações por meio de sua opção chat ou chamada.
Durante uma chamada, as tarefas são discutidas e os responsáveis são mencionados, mas geralmente é difícil acompanhar. Existem ferramentas para registar tarefas por membro da equipa. Basecamp, Trello ou Asana são alguns deles.
Ajude os funcionários a quantificar, pedindo a eles mesmos para monitorar o tempo aproximado que gastam em cada tarefa. Se não está acostumado a trabalhar com esse tipo de ferramentas, é melhor que o coordenador do projeto faça o teste de monitoramento em plataformas como Toggl durante 1-2 dias e extraia lições. Assim, poderá otimizar tempo e recursos.
Dependendo da natureza do negócio, a opção de habilitar canais adicionais deve ser avaliada para que os usuários coloquem questões e que essa comunicação esteja acessível para toda a equipa. O Freshdesk é uma opção popular, mas há muito mais.
Em resumo, graças às novas tecnologias e ferramentas, é possível liderar equipas remotamente e permanecer conectado com os membros da organização em tempo real enquanto trabalha em casa.
Esta revolução pode ter chegado a ficar. Agora que conhecemos a chave para gerir remotamente a liderança com sucesso.
Vamos voltar ao escritório?
