A metodologia Kanban é um sistema de produção tão eficiente quanto eficaz. Faz parte das metodologias ágeis e tem como objetivo a gestão de tarefas até a sua conclusão. Vamos conhecer um pouco mais sobre este método que pode ser muito útil na sua empresa.
Kanban é uma palavra japonesa composta de Kan, que significa visual, e Ban, que significa cartão. Conseqüentemente, Kanban refere-se a cartões visuais.
Esta metodologia é muito simples, pode ser atualizada e as equipas de trabalho podem assumi-la sem problemas. Por ser um método visual, permite que o status dos projetos seja conhecido rapidamente e as novas tarefas possam ser atribuídas de forma muito eficaz. Para aplicá-lo, precisa de um quadro de tarefas.
Crie um painel que seja visível e acessível a todos os membros da equipa. Nas colunas, será anotado o status do fluxo das tarefas – tantos quanto os status das tarefas existirem desde o início até a sua conclusão – e assim será determinado o status de cada projeto.
Por ser um método visual, permite que o status dos projetos seja conhecido rapidamente e novas tarefas possam ser atribuídas de forma muito eficaz.
Esse método se baseia no desenvolvimento incremental, ou seja, na divisão do trabalho em diferentes partes. Portanto, não falamos sobre uma tarefa em si, mas sim o processo de produção é agilizado ao dividir o trabalho em diferentes etapas.
Cada cartão, post-it ou box da planilha utilizada para a aplicação do método é adicionado ao quadro na fase correspondente. Aí, são adicionadas as informações necessárias para que a equipa saiba a carga de trabalho total que vai supor. A tarefa e qualquer tipo de observação são descritos.
Desta forma, o trabalho é corretamente visualizado por cada departamento, bem como as prioridades e objetivos. Novamente, sendo um método tão visual, ele ganha em eficiência em todos os níveis.
Esse é o lema da metodologia e, com ele, as tarefas em andamento são priorizadas em relação às novas. O trabalho em andamento deve ser limitado e não pode ultrapassar um determinado número de tarefas em cada fase, restringindo assim o trabalho em andamento.
Permite que priorize, faça relatórios precisos e supervisione adequadamente o trabalho em equipa.
Este método não se aplica apenas a um projeto, pode misturar diferentes projetos e tarefas. Os trabalhadores têm um fluxo constante de trabalho e podem ser bem monitorados ao recolher todas as informações que cada cartão fornece.
Existem diferentes metodologias ágeis que podem ser aplicadas dependendo da natureza da empresa e da organização e dos seus processos internos. Mas quais são as características que definem o Kanban e porque é que ele difere do resto?
Todas as tarefas são apresentadas no quadro para que, num relance, cada pessoa identifique o que deve fazer.
Não é apenas um modelo de gestão, mas um sistema de melhoria para o desenvolvimento de projetos a partir dos objetivos a serem alcançados.
Com esse método, o que é justo e necessário é feito, mas muito bem. Ou seja, não há margem para erros e a velocidade não é recompensada, mas sim a qualidade de cada tarefa. Para que isso seja possível, é necessário eliminar ou reduzir o que é secundário ao futuro do projeto.
As tarefas acumuladas ou pendentes marcam o que deve ser feito em todos os momentos, mas algumas tarefas recebidas podem ser priorizadas, dependendo das necessidades. Ou seja, tem a capacidade de dar uma resposta eficaz a tarefas imprevistas.
Pelos princípios em que se baseia este método, já podemos sentir as inúmeras vantagens que acarreta a sua aplicação em qualquer empresa. Estes são os 4 benefícios indiscutíveis.
Os prazos de entrega são mais curtos e com maior confiabilidade. Todos sabem qual é sua tarefa e onde estão em seu ciclo.
Evita-se a superprodução e a limitação de recursos, o que significa maior disponibilidade de materiais.
O tempo de produção é mais rápido, portanto, o controle do esforço é reduzido e o planeamento é aprimorado. Isto afeta diretamente o aumento da produtividade na área de compras, suprimentos e controle. O giro do stock aumenta e é necessária menos capacidade de armazenamento.
Como toda a equipa sabe perfeitamente qual é a sua tarefa e a desempenha de forma eficaz, caso surja um trabalho imprevisto existe uma capacidade de resposta que permite que seja resolvido.
Resumindo, a metodologia Kanban é indicada para empresas que precisam de alguma flexibilidade para lidar com novas entradas de tarefas e poder rasteá-las. Além disso, permite priorizar, fazer relatórios precisos e supervisionar o trabalho em equipa de maneira adequada.
