A gestão do tempo eficaz converteu-se num dos grandes ‘cavalos de batalha’ para muitos gestores. A gestão do tempo não é fácil mesmo com todas as ferramentas que utilizamos. Ganhar tempo é o objectivo dos gestores algo que nem sempre é possível, o que acaba por acaba por afectar o nosso rendimento no trabalho e, o que é pior, pode manifestar-se em stress e ansiedade para aqueles que gerem as empresas e as corporações.
Poderá parecer óbvio mas a expressão ‘o tempo é de ouro’ assume especial relevância em ambientes mais exigentes. Saber gerir, com eficácia, cada segundo do tempo que dispomos torna-se uma habilidade imprescindível distinguindo e diferenciando os gestores colocando-os na linha da frente.
As empresas líderes, assim o entendem, já que a produtividade é, sem dúvida, um elemento chave no contexto actual.
São inúmeros os mitos existentes à volta das pessoas que são capazes de gerir o seu tempo com eficácia.
Pode dizer-se que esta característica de gestão do tempo é própria de pessoas obsessivas, que diminui a criatividade, que inibe a espontaneidade ou que pode afectar a nossa agilidade no momento de resolver conflitos inesperados. No entanto, nada disto é certo.
Está provado que se os gestores fizerem uma boa planificação e definirem objectivos a curto e médio prazo alcançarão melhores resultados e, por consequência, maiores benefícios.
Já verificamos que a gestão do tempo não é uma tarefa fácil. São muitos os gestores que crêem que o tempo é uma entidade abundante, um recurso inesgotável que pode carecer de valor. É, por isso, que se perdem horas e horas em tarefas secundárias e não produtivas que provocam um alto desgaste mental. Tal não significa que na agenda de um executivo ou gestor não devam existir outro tipo de actividades.
Claro que isto não quer dizer que, na agenda de um executivo, não deva haver tempo para outro tipo de actividades catalogadas como ‘menos sérias’ ou menos importantes. São precisamente estas, que dão maior satisfação e bem-estar e as que permitem libertar a nossa mente para poder abordar tarefas mais pesadas com uma maior eficácia.
Poupar tempo é outro dos erros que cometemos. Na realidade, a única coisa que podemos fazer quando falamos de tempo é administrá-lo da melhor forma possível. É, pois, o mesmo que dizer que ou o gestor investe bem o seu tempo ou pode desperdiça-lo. E se investir bem, o tempo de que dispõe e o dedicar a uma parte do seu trabalho ou àquelas tarefas que são de facto rentáveis em detrimento das outras menos úteis tanto melhor.
Deste modo, o tempo de descanso, por exemplo, pode ser realmente bem aproveitado se, a posteriori, trouxer benefícios ao nosso trabalho.
O que podemos fazer para gerir o nosso tempo de uma forma verdadeiramente eficaz?
O primeiro passo parece-nos óbvio: planificar o nosso dia com base em objectivos e metas. A organização diária deverá ser acompanhada por uma planificação semanal e outra, ainda mais global, o que permitirá ao gestor ter uma perspectiva da evolução do trabalho realizado.
É, também, bastante importante determinar quais as horas do dia em que somos mais produtivos, bem como priorizar o que é urgente do que é importante por forma a alcançar uma maior eficiência laboral.
Por outro lado, deve ficar claro que a eficiência nem sempre está em desacordo com o número de horas. A planificação de tempos de descanso, bem como o aproveitamento dos tempos ‘mortos’, a realização de micro tarefas e a programação de momentos sem interrupções tornar-nos-á altamente produtivos a gerir o nosso tempo.
Para que não fiquemos assoberbados com tanto trabalho e tarefas torna-se imprescindível delegar. Os gestores devem ser capazes de transferir algumas responsabilidades aos seus colaboradores e a outros membros da sua equipa para que consigam rentabilizar muito melhor o seu tempo. Tudo isto assumindo, evidentemente, que os gestores não devem ficar presos aos erros que possam ocorrer em determinado projecto já que, por muito que nos esforcemos, a perfeição não existe. Da mesma maneira que também não existe o planeamento perfeito. O tempo jogará sempre a nosso favor caso o saibamos gerir correctamente. Devemos tentar. Sempre.
