Todas as empresas armazenam dados vitais nos seus computadores, servidores ou telefones. Manter essas informações seguras ao renovar ou descartar a tecnologia é crucial. Como excluir arquivos com segurança?
Caso não se faça um processo seguro de eliminação, não há apenas o risco de alguém recuperar a informação e utilizá-la indevidamente. Também é necessário ter em mente que, se uma empresa incorrer em violações no momento da exclusão de dados, pode enfrentar multas e danos à reputação corporativa que serão difíceis de reparar.
É por esta razão que, no processo de eliminação ou substituição de ativos tecnológicos, bem como na eliminação de arquivos, um dos passos mais importantes é a destruição correta e segura dos dados, seja através de soluções de software ou triturando o dispositivo e o disco rígido associado.
As organizações gastam valores muito elevados para proteger os seus dados, implementando mecanismos de defesa de hardware e software. Mas a proteção desses dados não deve parar quando os computadores são renovados, desmontados ou substituídos. Além disso, é justamente nessa etapa de substituição ou destruição de ativos tecnológicos que os dados da organização ficam mais vulneráveis. É importante saber como apagar arquivos com segurança.
Hoje em dia, os dados são um dos ativos mais importantes das empresas, sendo por isso imprescindível implementar todas as medidas necessárias para preservar a sua confidencialidade e integridade. Por este motivo, as medidas de segurança devem ir até ao momento do descarte dos dispositivos tecnológicos, pois é necessário garantir que as informações contidas nos mesmos não possam ser recuperadas. Nesse caso, a melhor opção é a destruição física do dispositivo por meio de destruição manual, ou por especialistas em destruição certificada de informações.
Mas a eliminação correta de dados não é apenas uma questão de segurança. Já existem normas que estabelecem os procedimentos a serem seguidos para a eliminação definitiva de dados digitais localizados em dispositivos tecnológicos. O RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados) exige que as organizações garantam que todos os dados são destruídos com segurança durante a fase de descarte de ativos de tecnologia. E em caso de infração, as empresas podem receber uma multa significativa, até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual global (o que for maior).
Deste modo, torna-se importante referir que trabalhar com um especialistas para descartar esses ativos ajuda a minimizar o risco associado a violações de dados.
Num momento em que a tecnologia está em constante evolução, as empresas são obrigadas a renovar com frequência os seus ativos tecnológicos para estarem sempre atualizadas e para se manterem competitivas. Por isso, além dos processos de eliminação de dados, também é muito comum que as organizações decidam desfazer-se dos dispositivos tecnológicos que continham esses dados para renová-los com tecnologias de nova geração.
Nesse caso, devemos levar em consideração as regulamentações sobre o lixo eletrónico, pois este tornou-se um problema de sustentabilidade e não para de crescer. Portanto, impõe-se a necessidade de reaproveitar ativos tecnológicos para que todos os materiais de que são feitos (plásticos, metálicos ou elétricos) possam ser reaproveitados para a produção de outros dispositivos.
E para garantir que seja feito de forma correta, já foram aprovadas normas, a nível europeu, relacionadas com os resíduos eletrónicos que garantem a sua renovação com segurança.
Além do processo de exclusão de arquivos com segurança, a reciclagem eletrónica exige grande logística para a recolha, transporte, classificação ou armazenamento dos resíduos tecnológicos. É, por isso, cada vez mais comum que as empresas tenham um fornecedor que se responsabilize por todo o processo de renovação de dispositivos tecnológicos.
Nesse sentido, os profissionais do setor apresentam programas que, sendo responsáveis pela eliminação de ativos tecnológicos, trazem 4 grandes benefícios:
Em suma, quando se trata de renovar a tecnologia de uma empresa e enfrentar o processo de exclusão de arquivos com segurança, existem dois grandes desafios:
É devido a esta necessidade, de garantir a segurança das informações da empresa e o surgimento de novas regulamentações em relação aos processos de segurança e reciclagem de resíduos eletrónicos, que cada vez mais empresas optam por ter fornecedores que lhes ofereçam auxílio especializado na gestão de resíduos tecnológicos e eliminação de dados.
