A gestão do tempo no trabalho é a forma de ter controlo sobre o limite de tempo que pode ser dedicado a atividades específicas para aumentar a eficiência, eficácia e produtividade. Se administrado adequadamente, o sucesso profissional será alcançado e haverá tempo disponível para a família e amigos.
Abaixo estão os erros mais comuns que são cometidos e que facilitam a perda de tempo:
Sem ter todos os objetivos identificados, torna-se muito difícil conseguir dar a cada tarefa a importância e a ordem necessárias.
Existem muitas ferramentas responsáveis por melhorar a gestão de tempo dos trabalhadores, através de uma agenda e de um organizador de tarefas, como o iCal, o Doodle, o Google Calendar, o Evernote ou o Toggle. E para gestão de projetos existe o Trello, o Asana ou o Basecamp.
Outras ferramentas são usadas para compartilhar informações e comunicar internamente, como o Teamviewer, o Google Drive, o Slack ou o Feedly. Os dados também podem ser processados com o Google Drive, a Dropbox e o Skydrive.
O problema é que se essas ferramentas não forem usadas de forma adequada, ao invés de servirem para melhorar a produtividade, servem apenas como distração.
Quando não se consegue realizar todas as tarefas importantes, é porque se dá prioridade às que são mais confortáveis e não às que são necessárias. Para evitar isso, pode desenvolver uma lista por ordem de urgência ou importância, diariamente, e deve esquivar-se das multitarefas.
A melhor forma de tornar o tempo de trabalho produtivo é ter um bom planeamento anual, mensal, semanal e diário. Se o trabalho estiver estruturado, nenhum imprevisto vai impedir que o objetivo seja alcançado.
A comunicação deve ser simples, direta e sem divagações. Quando tem uma reunião é importante cumprir o objetivo da mesma, desta forma não se desperdiça tempo. Para isso, é necessário realizar um bom planeamento prévio.
Para que qualquer empresa faça a gestão do tempo dos seus colaboradores, é necessário levar em consideração as seguintes dicas:
Antes de planear uma tarefa, um objetivo claro e ambicioso, mas realizável e realista, deve ser estabelecido. Isso vai motivar e estimular a equipa de trabalho. Dependendo do projeto, deve-se definir uma série de objetivos a serem cumpridos, bem como as funções e tarefas que devem ser realizadas.
2. Definir a urgência e importância das tarefas
Se o tempo não for planeado e administrado, é impossível saber o que é importante e o que é urgente. Portanto, é necessário classificar, analisar e priorizar as tarefas com base na sua urgência e importância.
As urgências são aquelas que exigem ação imediata, por exemplo, entregar um projeto que tem um prazo. Já uma tarefa importante é aquela que representa muito pelo significado das suas consequências a nível global. Embora não sejam tarefas urgentes, é essencial realizá-las.
3. Mantenha os prazos em mente
Antes de definir um prazo ou uma meta, é fundamental saber qual é a capacidade produtiva de cada pessoa e deixar sempre uma pequena margem. Trabalhar mais horas não implica gastar mais tempo numa tarefa. É preciso ter cuidado com as pequenas frações de tempo que são gastas em coisas sem importância, porque no final das contas podem significar que um projeto não é apresentado a tempo.
4. Atribua tempo a cada tarefa
Ao definir uma agenda, é crucial atribuir a cada tarefa um determinado tempo e cumpri-lo. Embora certas situações excecionais possam surgir, o normal é que a execução de uma tarefa seja realizada no tempo estabelecido.
5. Alocar tempo para a organização das tarefas e funções a serem desenvolvidas
Se uma pessoa trabalha sem descanso, e continuamente, aparecerá uma exaustão mental e física que a impedirá de realizar adequadamente as suas tarefas. Portanto, é necessário administrar o tempo e deixar algum livre, embora possa ser contraditório. Se o tempo não for planeado e administrado, é impossível saber o que é importante e o que é urgente.
Deve saber dizer não. Uma pessoa pode ter o seu horário de trabalho muito organizado e vê-lo prejudicado ou atrapalhado por conta de um favor a um colega ou superior. Para isso é preciso, mais uma vez, diferenciar o que é importante do que é urgente e ter um bom planeamento da obra.
6. Planeie as reuniões com antecedência
Mais uma vez, é preciso ter clareza sobre a tarefa a ser realizada e dar-lhe prioridade. Numa reunião, deve falar sobre o que precisa ser acordado ou resolvido. Para isso, é conveniente preparar e enviar toda a documentação necessária aos participantes, antes do encontro. Dessa forma, a sessão será mais eficiente e durará o tempo adequado.
Em suma, haverá maior satisfação e mais tempo para desfrutar com a família e os amigos se a gestão do tempo no trabalho for adequada e todas as tarefas atribuídas forem tratadas de forma eficaz.
