O que é um ATS (Applicant Tracking System)?

O termo Applicant Tracking System (ATS) refere-se a um sistema de rastreamento de candidatos, normalmente para departamentos de recursos humanos. São sistemas digitais cujo principal objetivo é executar automaticamente os processos de seleção. As organizações recebem milhares de inscrições para cada nova oferta de trabalho, a nível mundial, e, para fazê-lo de forma otimizada, utilizam este tipo de sistema.

Como funcionam os ATS?

O mais comum é que o ATS seja baseado no uso de palavras-chave que devem estar especificamente relacionadas com as características da oferta de trabalho. Este é o principal método para estabelecer a correspondência entre o currículo dos candidatos e as necessidades a preencher na vaga profissional. É estabelecido um sistema de classificação onde as funções que definem o trabalho são comparadas com as informações oferecidas no CV de cada candidato.

Os ATS executam as suas funções de maneira semelhante aos navegadores de Internet. Os seus algoritmos baseiam os resultados oferecidos no número de vezes que uma determinada palavra-chave é repetida. Existem também sistemas dedicados a realizar análises sintáticas e semânticas. Palavras-chave repetidas e quaisquer outros termos relacionados às especificações da oferta de trabalho podem ser analisados.

Vantagens de integrar um ATS no processo de recrutamento

É um facto que as tarefas de seleção de pessoal continuam a tornar-se mais complexas devido a vários fatores: a importância de determinar quem tem acesso a um cargo na empresa, a utilização de novas tecnologias e o aumento do número de candidatos com níveis elevados de formação específica. As ferramentas ATS são, atualmente, essenciais para a realização de processos seletivos de forma otimizada e simples, que podem ser utilizadas para:

• Detetar novas necessidades de empregos;
• Gerir diversas tarefas relacionadas com os processos de seleção;
• Fazer entrevistas online;
• Fazer a gestão da base de dados de candidatos de forma rápida e conveniente.

Informações num só lugar

Um ATS pode armazenar todas as informações que uma organização precisa de gerir na mesma interface, com a melhoria de eficiência que isso implica. Elimina todo o tempo tradicionalmente desperdiçado na:

• Classificação dos currículos recebidos em papel;
• Gestão das cartas de apresentação;
• Redação de notas sobre as entrevistas com os candidatos.

Ter todos os dados no mesmo local facilita muito todas as tarefas, pois o departamento de RH passa a conseguir aceder ao banco de dados em qualquer momento.

• A busca pelas informações necessárias é feita instantaneamente;
• Há disponibilidade absoluta dos dados de todos os candidatos e do status de cada processo seletivo.

Poupança de tempo

O mais comum é que um processo seletivo tenha uma condição fundamental de urgência, embora isso possa não acontecer, seja porque o processo é dedicado a vagas estratégicas, seja porque é um cargo com visão de futuro. Apesar desses fatores, em termos gerais é benéfico para qualquer empresa encurtar esses processos no tempo.

Uma plataforma ATS disponibiliza todas as informações coletadas dos candidatos num sistema de acesso rápido:

• Fornece as ferramentas de filtragem para que a seleção seja mais ágil;
• Permite uma identificação muito mais rápida do candidato ideal;
• Os processos tendem a ser automatizados;
• A perda de tempo é evitada em tarefas que antes eram realizadas manualmente e que exigiam muito tempo.

Redução de custos

Um dos principais objetivos de qualquer empresa é reduzir despesas em todos os aspetos. Nessa linha, as ferramentas de seleção de pessoal podem realizar determinados tipos de processos que normalmente são terceirizados. O tempo de contratação de vagas também é bastante reduzido, tornando a contratação sempre mais lucrativa. Além disso:

• O sistema irá projetar o seu próprio banco de dados com todos os candidatos para cada trabalho;
• A empresa torna-se muito mais independente em relação às plataformas de seleção de pessoal;
• A maioria dos custos de impressão é eliminada, enquanto todos os processos de transferência de informações são simplificados;
• Com tudo isso, a capacidade produtiva da organização é promovida.

A contratação via ATS é de maior qualidade

O recurso a um ATS para a seleção de candidatos permite um conjunto de ações vantajosas para a empresa:

• Detetar perfis que tenham o conhecimento, as habilidades e a experiência mais adequados à vaga;
• Filtrar os candidatos que atendem mais e melhores condições de contratação;
• Otimizar as entrevistas, sejam elas presenciais ou por videoconferência.

As demais ferramentas digitais facilitam muito o acompanhamento dos processos de seleção final. Graças a tudo isso, é muito mais provável fazer contratos de qualidade e que a contratação de novos funcionários agregue valor à empresa. Nestas circunstâncias, a relação laboral distingue-se tanto pela eficácia como pela durabilidade.

Melhor experiência para o candidato

As ferramentas digitais de seleção de pessoal proporcionam à empresa uma série de benefícios que melhoram a experiência do candidato:

• As vias necessárias para a comunicação com os candidatos;
• A possibilidade de criar modelos que podem ser personalizados;
• Iniciar entrevistas de forma rápida e fácil;
• Acesso aos dados de um candidato para futuras oportunidades.

Conformidade com o RGPD

As ferramentas do tipo ATS foram concebidas desde o início para se adaptarem ao novo Regulamento Geral de Proteção de Dados a nível europeu:

• Fornecendo segurança, mantendo um alto nível de confiança e respeitando as leis da privacidade.

Recorrer à implementação de um ATS é a forma mais rápida, segura e fácil de conceber processos de seleção. Dessa forma, contratar a pessoa ideal para um trabalho será muito mais confiável.