Nos últimos anos, assistimos a uma tendência crescente de digitalização e automatização dos processos, o que se traduz na implementação de ferramentas e medidas, tanto nas empresas como na administração pública.
A este respeito, desde o início do ano, a faturação eletrónica B2G (Business to Government) é obrigatória em Portugal para todas as empresas que trabalhem com entidades do Estado. Esta medida tinha sido implementada em 2021, apenas para empresas com mais de 250 empregados e com um volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros, ou um balanço anual superior a 43 milhões de euros.
Antes desta medida entrar em vigor, a administração fiscal portuguesa impôs a inclusão de um código QR em todas as faturas eletrónicas em 2022. Contudo, só em janeiro de 2023 foi dado mais um passo pela Autoridade Tributária, o organismo coordenador da implementação da faturação eletrónica em Portugal, que define a plataforma e a normativa a serem utilizadas para a transmissão de dados.
A partir de 1 de janeiro, todas as faturas emitidas por uma empresa em Portugal devem ser emitidas a partir de um software certificado e aprovado pelas autoridades portuguesas. Para os casos de B2G, esta deve ser eletrónica.
Para que as empresas portuguesas possam cumprir este novo regulamento, terão de utilizar software que cumpra os requisitos estabelecidos pela Portaria N. º363/2010 e 340/2013. Além disso, é também obrigatória uma assinatura digital qualificada para as faturas electrónicas em PDF, desde que se trate de transações B2B, B2G e B2C.
Do mesmo modo, no processo de implementação da faturação electrónica, foi acrescentado o código ATCUD —um código de identificação de 8 dígitos— que deve figurar em todos os tipos de faturas e documentos fiscais.
Um dos processos afetados pela implementação desta medida de digitalização é a gestão das despesas corporativas. Por esta razão, muitas empresas estão a optar por softwares que lhes permitam digitalizar e automatizar todo este processo, utilizando tecnologia para capturar todos os campos das faturas e eliminar processos manuais.
Uma destas soluções é o Tickelia, um software de gestão de despesas corporativas que utiliza tecnologia OCR, ICR, QRCode para capturar os 18 campos das despesas, incluindo o código ATCUD. Desta forma, a fatura é digitalizada tirando uma fotografia com a aplicação. A fatura digitalizada reúne todos os requisitos exigidos pela Autoridade Tributária Portuguesa. A fatura tem a mesma validade legal que a fatura original em papel.
Além do mais, a Tickelia permite automatizar completamente todo o processo de gestão de despesas corporativas, desde submeter despesas até ao reembolso e contabilização no ERP da empresa. Com a Tickelia, as empresas conseguem ter a política de despesas da empresa e a gestão de adiantamentos controladas.
