A filosofia Kaizen é uma metodologia baseada na melhoria contínua, que surgiu no Japão depois da Segunda Guerra Mundial. Com o país ocupado e indústria em crise, a União Japonesa de Cientistas e Engenheiros convidou vários especialistas americanos para os seus seminários, em 1950. Assim, o conjunto dos métodos de trabalho ensinados por William Edwards Deming e Joseph Juran e a cultura oriental resultaram nesta filosofia.
A palavra “kaizen” significa “melhoria”, uma mudança benéfica que se alcança passo a passo. Aliás, a palavra é a combinação de dois conceitos: “kai” (mudança) e “zen” (bondade).
O método baseia-se numa série de ações simples, nas quais todos os colaboradores da empresa participam para detetar problemas e os resolver. Todos os processos empresariais são revistos, a fim de serem otimizados.
A melhoria contínua é o que o Kaizen acrescenta ao conceito de qualidade total da Edwards Deming. O perito americano acredita que cada processo é variável e que quanto menos for, maior é a qualidade do produto resultante.
Temos de banir a comodidade, aprender a entender as exigências dos clientes, eliminar o desperdício e otimizar o tempo.
Para o método Kaizen, é necessário banir a comodidade, aprender a entender as exigências dos clientes, eliminar o desperdício e otimizar o tempo. Assim, a melhoria da produtividade, dos custos e dos padrões de qualidade é outro pilar básico deste sistema.
Grandes empresas que puseram o método em prática apoiam o seu sucesso, como por exemplo a Toyota, a Sony ou a Walt Disney. A Toyota explica o conceito de “desperdício” como “tudo o que não seja o mínimo de equipamento, materiais, componentes e tempo de trabalho absolutamente essencial para a produção”.
A ideia por detrás da filosofia Kaizen é que várias pequenas e contínuas mudanças produzem melhores resultados do que uma única grande mudança. A sua prática ultrapassou os negócios e, assim sendo, também aplicada noutro tipo de organizações, como é o caso de melhoria pessoal.
Mudanças pequenas e contínuas criam melhores resultados do que uma grande mudança.
A filosofia Kaizen é implementada através de sete passos, que ajudam a melhorar a empresa de uma forma contínua. As etapas são:
O tema a discutir deve estar de acordo com os objetivos da organização. Alguns tópicos podem ser a produtividade, a qualidade ou a segurança. A definição desta questão é importante, uma vez que todos os esforços dependerão dela. Por isso, é essencial saber o que é o mais importante para corrigir ou onde podem ser encontrados os resíduos que diminuem o valor de um determinado processo na empresa.
O grupo de trabalho deve ser multidisciplinar, com membros de diferentes áreas da empresa. Desta forma, os vários departamentos poderão contribuir, bem como as diversas experiências individuais. Um chefe de equipa deverá liderar a equipa, e ser responsável pela coordenação de reuniões e elaboração de relatórios sobre o progresso de cada área.
Devem-se recolher os dados, de forma a determinar as causas dos problemas existentes e ser capazes de os resolver. Assim, existem sete ferramentas básicas para recolher e analisar os dados: gráfico de controlo, princípio de Pareto, dispersão, histograma, estratificação, causa-efeito e ficha de controlo.
Este é o passo que serve para determinar as principais causas que, mais tarde, permitirão a resolução do problema. Gembutsu Gemba significa “ir e ver”. Portanto, esta fase é levada a cabo no terreno, na área onde o problema foi detetado. Assim, os dados previamente recolhidos são verificados com os trabalhadores desse departamento.
Têm de se abordar os problemas críticos para a melhoria de um processo organizacional. Devem registar-se as ações num plano com as datas de implementação. Além disso, para cada contra-medida, deve ser atribuído o nome da pessoa responsável pela sua aplicação.
A equipa de trabalho deve criar gráficos para monitorizar o problema. Assim, se o desenvolvimento não for satisfatório, devem implementar-se os passos anteriores novamente.
É necessário vigiar um problema durante vários meses, antes de o considerar revolvido. Após este período, ao verificarem-se bons resultados, o problema passa a estar sob controlo. Desta forma, as alterações efetuadas podem utilizar-se em casos semelhantes no futuro.
Em suma, a filosofia Kaizen procura melhorar a empresa, mas de uma forma gradual e contínua, passo a passo. Os resultados indicam que a produtividade e a qualidade podem ser substancialmente melhoradas. Além disso, este método também ajuda os colaboradores a assumirem mais responsabilidades na sua área.
